Nội Dung
Nói một cách đơn giản thì ta có thể hiểu thủ tục hải quan là những thủ tục cần thiết để hàng hóa, phương tiện vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh ra khỏi biên giới một quốc gia.
Đó là những thủ tục cần thiết để hàng hóa, phương tiện vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh ra khỏi biên giới một quốc gia.
Lưu ý: thủ tục chỉ áp dụng cho hàng hóa & phương tiện vận tải, không áp dụng cho người. Ở Việt Nam, việc làm thủ tục cho người xuất nhập cảnh là cơ quan an ninh hoặc bộ đội biên phòng ở cửa khẩu.
Thủ tục hải quan là một thủ tục bắt buộc ở tất cả hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ ở trên thế giới, trong đó có Việt Nam.
Làm thủ tục khai báo hải quan để thông quan hàng hoá, Thông quan hàng hóa là yêu cầu bắt buộc, nhằm quyết hai vấn đề cơ bản như sau:
Thứ nhất : Mục đích quan trọng nhất của thủ tục khai quan là để Nhà nước tính và thu thuế. Hàng hóa, phương tiện xuất nhập khẩu khi đưa đi hoặc nhập vào Việt Nam đều phải tính thuế. Đây là biện pháp đảm bảo cân đối và ổn định thị trường.
Thứ hai: là một thao tác an ninh để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra/vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc danh mục cấm. Bạn không thể nhập ngà voi, súng, ma túy vào Việt Nam; và cũng không thể xuất đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam theo con đường chính ngạch.
Người khai hải quan theo quy định tại Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP của Chính phủ bao gồm các đối tượng sau đây:
Đại lý làm thủ tục hải quan.
Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính quốc tế, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế trừ trường hợp chủ hàng có yêu cầu khác.
Chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Trường hợp chủ hàng hóa là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thì phải thực hiện thủ tục khai hải quan thông qua đại lý làm thủ tục hải quan.
Chủ phương tiện, người điều khiển phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh hoặc người được chủ phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh ủy quyền.
Người được chủ hàng hóa ủy quyền trong trường hợp hàng hóa là quà biếu, quà tặng của cá nhân; hành lý gửi trước, gửi sau chuyến đi của người xuất cảnh, nhập cảnh.
Người thực hiện dịch vụ quá cảnh hàng hóa.
Bước này cần thực hiện sớm, có thể trước cả khi đàm phán ký hợp đồng xuất khẩu. Bạn là công ty bán hàng, thì chắc chắn cần kiểm tra về chính sách của nhà nước có khuyến khích, hạn chế, hay cấm xuất khẩu mặt hàng này không. Nếu bị cấm thì khỏi nói, chắc hẳn bạn không muốn liên quan đến xuất khẩu hàng cấm (phạm pháp), phải không?
Còn trường hợp bị hạn chế, phải xuất theo hạn ngạch, hay giấy phép, thì cần nghiên cứu làm thủ tục này trước khi tiến hành ký hợp đồng xuất khẩu. Đương nhiên, không có giấy phép hay xin được hạn ngạch, thì chẳng thể nào làm thủ tục hải quan xuất khẩu được rồi.
Ngoài ra, là chủ hàng xuất, bạn cũng cần tìm hiểu xem mặt hàng đó có chịu thuế xuất khẩu hay không. Theo chính sách khuyến khích xuất khẩu, số lượng mặt hàng phải chịu thuế ít hơn nhiều so với hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, vẫn có những mặt hàng bị áp thuế xuất khẩu, chẳng hạn như khoáng sản (than, đá, quặng, kim loại quý…), lâm sản (gỗ, sản phẩm gỗ)….
Với những loại hàng thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, thì chứng từ cần thiết cũng khá đơn giản. Đa số chứng từ bạn cũng cần gửi cho người mua hàng nước ngoài.
Để lên tờ khai hải quan ở bước 3, bạn cần chuẩn bị những chứng từ như:
Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất
Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal (chì)
Với những loại hàng đặc thù, phải yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, nhà xuất khẩu phải chuẩn bị những giấy tờ riêng theo quy định hiện hành. Chẳng hạn như gỗ hay sản phẩm của gỗ, bạn phải chuẩn bị thêm hồ sơ lâm sản có dấu xác nhận của kiểm lâm, hay hàng thủy sản phải kiểm dịch động vật.
Trường hợp bạn thuê đơn vị dịch vụ làm thủ tục thông quan, họ sẽ hướng dẫn cách chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Nếu muốn tìm công ty dịch vụ, bạn có thể gửi yêu cầu báo giá trong link dưới đây.
Căn cứ theo số liệu trong bộ chứng từ nêu trên, bạn vào phần mềm hải quan điện tử để nhập dữ liệu, lên tờ khai hải quan.
Với doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu lần đầu, thì phải làm một số bước phụ nữa như sau:
Mua chữ ký số. Bạn có thể dùng chung chữ ký số đang dùng để khai thuế, bảo hiểm XH.
Đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan (hệ thống VNACCS). Bạn nên nhờ luôn đơn vị bán chữ ký số đăng ký giúp. Họ chuyên làm nên thao tác sẽ nhanh chóng. Còn nếu không thì nhờ đơn vị dịch vụ hải quan đăng ký. Không nữa, thì bạn phải nghiên cứu và tự làm vậy;
Sau khi truyền tờ khai hải quan xong, bạn in tờ khai và làm thủ tục tiếp tại chi cục hải quan.
Song song với bước này, bạn có thể làm thủ tục lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu của cơ quan hữu quan, như kiểm dịch thực vật, động vật…
Tùy theo tờ khai phân vào luồng gì, mà thủ tục có sự khác nhau ít nhiều:
Trường hợp nhẹ nhàng nhất, đã được thông quan luôn trên phần mềm. Bạn chỉ cần đến hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:
Phơi hạ hàng
Tờ mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).
Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai, lúc này bạn có thể đem nộp cho hãng tàu như ở Bước 5.
Bạn chuẩn bị bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong Thông tư 38 (sửa đổi trong TT 39), và đem tới chi cục hải quan để cán bộ hải quan xem.
Gần đây, 1 số chi cục hải quan có thay đổi theo hướng tạo thuận lợi cho doanh nghiệp. Các chứng từ trước đây phải nộp bản chụp (sao y), thì giờ có thể đính kèm file scan vào phần mềm khi truyền tờ khai, mà không cần nộp bản giấy nữa. Tất nhiên trừ những giấy tờ quan trọng (giấy phép…) bắt buộc phải xem bản gốc thì bạn vẫn cần nộp thêm.
Vì việc triển khai này chưa đồng bộ trên toàn quốc, nên liệu chỗ bạn có phải nộp hồ sơ giấy hay truyền file scan hay không thì tôi không dám chắc. Bạn nên liên hệ với chi cục hải quan dự định mở tờ khai để hỏi trước và làm theo hướng dẫn của họ.
Khi phân vào luồng này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lệ (như luồng vàng nêu trên).
Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công.
Mục đích của công tác kiểm hóa là để xác định xem hàng hóa trên thực tế có giống như đã khai báo trong hồ sơ hay không. Nếu giống thì coi như hoàn thành bước này. Nếu khác thì khả năng là phải sửa lại tờ khai (sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai lớn), và có trường hợp không được xuất (lỗi nghiêm trọng).
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là bạn nộp lại tờ khai + tờ mã vạch cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu.
Trước đây, khi tàu chạy, hãng tàu sẽ trả lại cho bạn tờ khai thông quan có xác nhận thực xuất của hải quan cho bạn. Nhưng gần đây, thì tôi thấy đã bỏ bước này. Bạn nộp tờ khai đã qua giám sát cho hãng tàu là xong.
Có những quy định chung về xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan, bên cạnh những quy định riêng liên quan cụ thể để mặt hàng và lô hàng của bạn.
Về quy định chung của hải quan:
Luật hải quan 2014
Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi 38/2015/TT-BTC – hướng dẫn về thủ tục hải quan
Thông tư 22/2014/TT-BTC hướng dẫn Thủ tục hải quan điện tử
Một số dịch vụ Sagawa Việt Nam cung cấp
Chuyển phát nhanh đi Hàn Quốc
Chuyển phát nhanh đi NewZealand